Правила написания делового письма на английском языке

Если вы раньше никогда не вели переписку по почте с деловыми или бизнес-партнерами, такая задача может показаться вам сложной. Но придерживаясь простых правил, вы сможете быстро и легко с ней справится. Во многом деловой этикет в британском и американском английском повторят российский. 

Мы составили максимально подробную инструкцию. Она поможет тем, кто никогда раньше не занимался написанием деловых писем на английском. Следуя нашим простым рекомендациям, вы с первого раза сможете составить понятное, грамотное и эффективное сообщение на английском и раз и навсегда разобраться с вопросом о том, как пишется деловое письмо.

Прежде чем приступить к написанию

Прежде чем приступить к составлению текста письма, ответьте себе на 3 простых вопроса:

• Кому будет адресовано ваше сообщение? 
• С какой целью вы его составляете? 
• Владеет ли получатель полной, точной, достоверной информацией или потребуется предоставить ему какие-то данные?

Ответы на эти вопросы — эта важная часть понимания структуры официального письма. Наличие структуры поможет вам сфокусироваться на послании, которое вы хотите донести до адресата. Понимание ответов поможет намного более четко, понятно, конкретно формулировать свои мысли. А правильно изложенный порядок мыслей поможет адресату быстрее понять, что вы от него хотите.

Приступаем к составлению делового письма на английском

Правила написания делового письма на английском схожи с составлением и оформлением бизнес-сообщений в русскоязычной среде. Однако менталитет западных коллег вносит некоторые корректировки в процесс деловой переписки с англоязычными партнерами. Это важно учитывать в переписке. 

Для начала разберемся в структуре делового письма на английском языке. После этого перейдем к разбору отличий формального email-этикета от разговорной речи. А завершим наш гайд разбором принципов для ведения бизнес-переписки.

Начните с приветствия

Приветствие — это первое с чего стоит начать, если вы составляете деловое письмо на английском языке. Правильное начало письма очень важно. Первые строки зададут тон всему общению. Кроме того, именно от этого зависит, дочитают ваше сообщение до конца или нет. Помните, что первое впечатление можно произвести лишь единожды.

Даже если вы хорошо знакомы с адресатом, но отправляете ему e-mail по рабочим вопросам, следует придерживаться формального тона. Такой подход покажет вас как ответственного человека, а также как профессионала, который умеет разделять личное и рабочее.

Вот несколько базовых вариантов приветствия, которые наилучшим образом подходят для официальной переписки:

• Dear Mr / Ms / Mrs 
• Dear sir / madam
• Dear doctor (или любое другое название должности, если она вам известна)
• Dear colleague

Обратите внимание, что в отличие от русского языка деловое письмо в английском начинается именно с обращения. Стандартное для русского человека “Hello” не нужно использовать в самом начале email-сообщения. Ведь это противоречит европейскому бизнес-этикету.

Отличия есть также в грамматике. Так, в британской версии английского языка после обращения в официальной переписке следует поставить запятую. После этого начать набирать текст с новой строки, прописной буквы. А вот для американцев такая пунктуация будет выглядеть странно. После обращения они ставят знак двоеточия. После чего продолжают излагать свои мысли с новой строки, прописной буквы. 

Переходите к сути

В этой части изложите основные детали вопроса. Не стоит использовать много прилагательных или пытаться усилить свою речь при помощи эмоциональной окраски или профессиональной лексики. Идеальное решение – изложить суть кратко, доступно, лаконично. Это значительно повысит ваши шансы на то, что получатель дочитает сообщение до конца и поймет вас правильно.

Представим, что вы направляете письмо в другую компанию. Вы точно знаете, что его получит адресат, который не знаком лично с вами. В таком случае сразу после приветствия, следует представиться. Это значит, что вам нужно указать свой социальный статус при помощи Mr, Ms или Mrs, а также добавить к нему фамилию, а также указать должность, которую вы занимаете в компании.

Добавите 2-3 коротких предложения о вашей компании. Конечно, в том случае, если адресат раньше не был знаком с вашими коллегами или продуктам. Вам также стоит указать информацию о компании, которую вы представляете, если у вас нет точных сведений о том, что получатель ранее взаимодействовал с вашими коллегами или продуктом. 

• После приветствия и представления уместно переходить к сути, только если вы уже раньше общались с адресатом.
• Используйте текстовыделители, маркеры, нумерованные списки, прочие возможности. Главное правило — сделать текст более читабельным и не переборщить. 
• Сделайте ваш текст простым и понятным. 
• В формальном общении англоговорящие люди не прибегают к сокращениям. Поэтому стоит отказаться от "can't", "don't", а также подобных формулировок.
• Не стоит использовать современных сленг или узкоспециализированную лексику. 

Клише для ведения бизнес-переписки на английском языке:

Заканчиваем своё письмо

Лучше всего завершить деловое письмо на английском языке вопросом или призывом к действию, чтобы адресат четко понимал, каких следующих шагов вы от него ждете. Не забудьте добавить в конце: “Жду с нетерпением ответа от вас”, “Как вы смотрите на это предложение?” или любые другие фразы, формулировки, вопросы, которые побудят получателя к ответным действиям. 

Вот несколько идей, которые будет уместно использовать для окончания делового письма на английском:

В заключительной части можете использовать следующие фразы:

• Yours faithfully, — С искренним уважением,
• Yours sincerely, — Искренне Ваш,
• All the best, — Всего наилучшего,
• Best / kind / warm regards, — С наилучшими / добрыми / теплыми пожеланиями,
• Best wishes, — С наилучшими пожеланиями,
• Best regards, — С уважением,

В конце делового письма на английском не забудьте указать Mr, Ms или Mrs. После чего добавьте свою фамилию, должность, а также контактные данные. Используйте разбивку на строки. 

Прощание в деловом письме на английском не требуется. 

Особенности английского делового письма

Помня об этих правилах, вы сможете с первого раза отправить хорошее сообщение бизнес-партнерам:

• Чтобы составить деловое письмо на английском, начните с правильного формата. Введение должно начинаться с приветствия, представления. Основная часть включать в себя суть вопроса. Не забудьте, что у любого сообщение должно быть логическое завершение.
• Проверьте форматирование: текст должен быть выровнен по левому краю, с одинарным интервалом внутри абзацев, а также двойным интервалом между ними.
• Пишите деловое письмо в формальном стиле. Это значит, что вам стоит придерживаться официального тона. Избегайте использования сокращений, узкоспециализированных, сленговых выражений.
• Проверьте текст на грамматические, а также орфографические ошибки. Письма в деловом стиле на английском — важная часть практически для любой сфере. Важно, чтобы текст вашего сообщения был естественный для носителей языка. По этой причине мы также рекомендуем отказаться от онлайн-переводчика.
• Правила написания деловых писем на английском языке предполагают использование активного залога. Вместо “Our meeting could be held at 3 PM” лучше предложить собеседнику “Could meet at 3 PM” — для носителей второй вариант будет гораздо более естественным. 

Следуя этим рекомендациям, вы будете уверены, что ваше сообщение написано в соответствии с правилами делового этикета, а также понятно получателю. Не забудьте проверить его на орфографические и грамматические ошибки, а также соответствие email-этикету перед отправкой. 

Шаблоны делового письма на английском

Вот несколько примеров, которые помогут вам составить идеальное сообщение для бизнес-партнеров на английском языке:

Выводы

Давайте подытожим правила составления делового письма на английском. Чтобы составить официально деловое письмо на английском языке, выполните следующие шаги:

1. Начните с правильного обращения к получателю сообщения. Лучше всего обращаться к адресату по фамилии или по названию должности. Не забывайте про особенности пунктуации при общении с британскими и американскими партнерами. 
2. Напишите четкое, понятное, краткое вступление. Лучше всего во вступительном предложении назвать свою фамилию и должность, а далее — в 2-3 предложениях добавить краткую информацию о компании, которую вы представляете. Если вы уже знакомы с адресатом — переходите к сути.
3. Используйте короткие абзацы, выделители, маркеры, чтобы текст вашего сообщения было легче читать. Но помните, что использовать, например, can't, don't, а также другие сокращения — это моветон. Все слова обязательно прописывать полностью.
4. Приложите к тексту все необходимые приложения или документы. Обязательно сделайте на них ссылку в тексте.
5. Закончить деловое письмо на английском языке следует четким призывом к действию. Сообщите получателю, чего вы ожидаете от него или что он должен делать дальше. 
6. Не забудьте указать ваши контактные данные, чтобы получатель мог связаться с вами, для уточнения подробностей, если возникнет такая необходимость. 

Не забудьте тщательно вычитать текст сообщения перед отправкой. Это поможет убедиться, что ваш email соответствует принятому формату, а также официальному тону. А чтобы научиться не только составлять правильные деловые письма на английском, но также наладить прочные связи с партнерами, приходите изучать бизнес-английский в нашу онлайн-школу DiveLang. Если ты живешь в Москве, то сможешь посещать занятия оффлайн, а для жителей других городов доступно обучение в онлайн-формате. 

DiveLang — это онлайн-курсы английского языка. У нас работают только высококвалифицированные преподаватели. Программа составляется под уровень и цели каждого ученика. Есть возможность заниматься в удобное для вас время и в любом месте. Тут точно не будет зазубривания как в школе, только полезные темы, увлекательные уроки, доступная подача материала. Если сомневаешься, подойдет ли тебе атмосфера, запишись на бесплатное пробное занятие.