Лайфхак: как написать деловое письмо на английском

Сотрудничество с иностранными коллегами происходит всё чаще. Кем бы вы ни работали и какую бы должность в компании не занимали – рано или поздно можете оказаться в ситуации, где обсудить рабочие процессы нужно будет на английском языке.

Сегодня возможностей для этого у современного профессионала предостаточно: электронная почта, социальные сети, мессенджеры и даже старые добрые факсы и бумажные письма.

Чтобы не прятаться за спинами коллег, свободно владеющих иностранной лексикой, и не пытаться избегать профессионального общения – познакомьтесь с ведением деловой переписки на английском и смело применяйте полученные навыки в построении карьеры и бизнеса.

Правила делового письма на английском

У таких сообщений есть довольно чёткая структура. Если запомнить её основные условия и соблюдать их в каждом последующем сообщении партнёру или коллеге – у вас не возникнет сложностей с их составлением, нужно будет только уделить внимание содержанию и грамотной подаче информации.

1. Прежде всего, нужно оформить «шапку»:
   • В верхнем левом углу указываем ФИО отправителя, должность и название вашей компании
   • Ниже пишем ФИО получателя и/или название компании, в которую отправляется письмо.
   • Дату можно указать под этими данными или в правом верхнем углу (если письмо бумажное или позволяет электронный формат).
2. Поздоровайтесь с адресатом, уточните, как у него дела (выразите надежду, что всё хорошо).
3. Далее раскрываем основную причину нашего обращения:
   • Текст помещается по центру листа.
   • Красные строки не соблюдаются.
   • Сообщение желательно чётко структурировать и разбить на абзацы, чтобы получателю было легче понять суть и не пропустить важные подробности. Здесь хорошо работает правило: «один абзац – одна главная мысль».
   • Начало делового письма на английском должно содержать приветствие. Можно начать с фразы “Good day…” и дальше обратиться по имени, а если заранее неизвестно, кто откликнется на ваше письмо, то самой распространённой формулировкой станет “Dear Sir or Madam”.
   • Как закончить деловое письмо на английском? Поблагодарите получателя за то, что он уделил время и прочёл ваше сообщение. Также можно написать, что вы будете ждать ответа, затем попрощаться и поставить подпись (снова укажите ваше имя, а под ним – должность в компании).

Ещё лучше со временем «накопить» несколько личных шаблонов, которые можно будет использовать и адаптировать под каждую новую задачу, внося лишь незначительные изменения.

Фразы на английском для деловой переписки

Поприветствовать

• Dear … (если известно полное имя)
• Dear Mr/Ms/Mrs … (если обращаетесь по фамилии)
• Dear Sir or Madam … (когда письмо направляется компании или отделу, и вам ещё неизвестно, кто его прочитает и будет контактировать с вами по данному вопросу) 

Начать

• I am writing to say… - Я пишу сказать вам, что…
• I am interested in… - Меня интересует…
• Thank you for letting me know that... – Благодарю вас за то, что сообщили о…
• I really appreciated all your help (with)… - Благодарю вас за помощь (с)…
• It is very kind of you to... – Очень любезно было с вашей стороны, что вы…
• I wish to express my appreciation for all your efforts... – Я высоко ценю ваши старания по поводу…

Завершить

• It is estimated… - Насколько можно судить…
• In addition… – Кроме того… / К тому же…
• In conclusion… - В заключение…

Попрощаться

• Your early reply will be appreciated. — Очень жду вашего скорейшего ответа.
• Yours faithfully/sincerely… — Искренне ваш…
• My best wishes… — С наилучшими пожеланиями…
• With best wishes and kind regards — С уважением и наилучшими пожеланиями…
• Best regards… — С уважением…

Пример делового письма на английском

Похожая переписка может произойти между вами и вашими партнёрами.

Mrs Olivia Polson
Office 111, 3d Floor
ALS Agency
Abbington Street
Manchester
Great Britain

31 May 2019

Dear Mr Jones,
Thank you for letting me know about the dates of your upcoming vacation.
I discussed the deadlines with my colleagues and we decided to postpone our project to the next month then.
I also decided to ask my partners from design studio to help us. They can create the main idea and produce everything connected with decorations and printed materials, but this will need some extra budget. This is an important question and I want to talk to you about it personally when you return.
Does it suit you if I schedule our meeting on June, 15 (Tuesday) 11am? Please, be kind to confirm the date and time.

With best regards and wishes,
Olivia Polson
Project Manager

А теперь посмотрим, как можно ответить на такое письмо:

Mr Christopher Jones
Best Productions Company Ltd.
Office 22, Entrance 3D
Hamilton Street
London
Great Britain

1 June 2019

Dear Mrs Polson,
I wish to express my appreciation for all your efforts. This is a good idea to set up this project next month. Also I will be out of the coverage during my vacation.
I thought about your proposal. Design studio could really help us to create the unique concept for our project, but I really worry about the extra budget.
Let’s meet and discuss it all in person as soon as I return. June 15 (Tuesday) at 11am works very good to me.

My kind regards to all your colleagues from ALS Agency.
It is a great pleasure to work with you.

Yours sincerely,
Christopher Jones
Head of Marketing Department

Чаще всего, электронное деловое письмо на английском языке ничем не отличается от традиционного «бумажного» послания – справедливы все те же правила.

Переписка хороша тем, что у вас есть время подумать, сочинить грамотный и структурированный ответ, проверить себя.

Но как быть, если в будущем предстоит общаться с иностранными коллегами вживую? Узнать необходимую профессиональную лексику, «разговориться» и научиться грамотно строить коммуникацию по рабочим вопросам помогут бизнес-курсы английского.

Хотите сказать, что в скором времени почувствуете себя совсем уверенно в деловом общении на английском языке? Тогда не пропустите полезную статью «Рабочий момент: как составить резюме на английском?» И смело вперёд: строить международную карьеру!